Biblioteka Prawa Oświatowego

ZAMÓW DOSTĘP
Przypomnij mi login i hasło
Wyszukiwanie zaawansowane »

Co powinien zawierać dokument kontroli zarządczej?

Co powinien zawierać dokument kontroli zarządczej?

W jakim zakresie i do kiedy dyrektor szkoły powinien sporządzić dokument kontroli zarządczej? Jaka jest podstawa prawna sporządzenia takiego dokumentu i co powinien on zawierać?

Odpowiedź

Konieczność opracowania systemu kontroli zarządczej funkcjonującego na obszarze danej szkoły czy placówki systemu oświaty rodzi po stronie jej dyrektora szereg obowiązków, wśród których wyróżnić możemy:

  • konieczność opracowania procedur kontroli zarządczej, obejmujących takie najistotniejsze elementy jak system wyznaczania celów jednostki i procedury identyfikacji ryzyk istniejących w odniesieniu do wyznaczonych celów i zadań,
  • opracowanie procedur samooceny,

  • zintegrowanie istniejących już procedur z tworzonym systemem kontroli zarządczej, w szczególności przy wykorzystaniu istniejących i funkcjonujących dotychczas mechanizmów, np. audytu.

System kontroli zarządczej to nic innego jak zintegrowanie istniejących (bądź tworzonych) procedur kontroli i audytu w jedną całość i uzupełnienie ich o cele kontroli i procedury identyfikowania ryzyka (czynników mogących mieć negatywny wpływ na możliwości realizacji celów.) Dokument kontroli zarządczej może przybierać różne nazwy (np. regulaminu), a podstawą prawną do jego podjęcia jest art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, ze zm.). Zgodnie z tym przepisem zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki – czyli w interesującym nas przypadku dyrektora szkoły, przedszkola bądź placówki systemu oświaty, prowadzonych w jednej z form organizacyjno-prawnych przewidzianych przez ustawę o finansach.

Ustawa ta nie precyzuje jednocześnie, w jakim terminie dokument kontroli zarządczej powinien sporządzić kierownik jednostki, ogranicza się wyłącznie do określenia terminów obowiązujących ministrów kierujących działem administracji. I tak minister kierujący działem sporządza, do końca listopada każdego roku, plan działalności na rok następny dla kierowanych przez niego działów administracji rządowej. Przepis ten ewentualnie można potraktować jako dostarczający wskazówki, do kiedy powinien zostać ów dokument sporządzony. Ponadto należy zauważyć, że komunikat Ministra Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zaleca w odniesieniu np. do samokontroli (będącej jednym z elementów kontroli zarządczej), aby była ona przeprowadzona raz w roku. Należy więc przyjąć, że dokument kontroli powinien zostać sporządzony do końca roku kalendarzowego, tak aby koordynowała ona narzędzia kontroli począwszy od nowego roku.

Trudniejsza jest odpowiedź na pytanie, co powinien zawierać taki dokument. Zgodnie z art. 68 ustawy o finansach kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Wskazówek na temat tego, co należy zawrzeć w dokumencie kontroli, dostarczają natomiast wspomniane wyżej standardy kontroli, aczkolwiek nie stanowią one źródła powszechnie obowiązującego prawa – dlatego właśnie możne je potraktować jedynie jako pewną pomoc. Przedstawione są w pięciu grupach, odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej. Należy do nich:

  • środowisko wewnętrzne,
  • cele i zarządzanie ryzykiem,

  • mechanizmy kontroli,
  • informacja i komunikacja,

  • monitorowanie i ocena.

Środowisko wewnętrzne ma najistotniejsze znaczenie z punktu widzenia jakości przeprowadzanej kontroli, bowiem składają się na nie takie elementy jak:

  • kompetencje zawodowe pracowników,
  • przestrzeganie norm etycznych

  • struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań,
  • właściwy sposób delegowania uprawnień - precyzyjnie określony zakres uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom, a przyjęcie delegowanych uprawnień potwierdzone podpisem.

W zakresie celów i zarządzania ryzykiem należy:

  • rozważyć możliwość wskazania celu istnienia jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji,
  • w co najmniej rocznej perspektywie określać cele i zadania jednostki. Jednocześnie niezbędne jest stworzenie systemu mierników pozwalających na ocenę stopnia realizacji założonych celów,

  • nie rzadziej niż raz w roku dokonywać identyfikacji ryzyka rozumianego jako czynniki stanowiące zagrożenie dla realizowanych celów jednostki,
  • zidentyfikowane obszary ryzyka przeanalizować (analiza ryzyka) w celu określenia prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego możliwych skutków,

  • w przypadku ryzyka, którego prawdopodobieństwo wystąpienia jest znaczące, określić rodzaj reakcji, która spowoduje zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu.

W zakresie mechanizmów kontroli standardy stanowią zestawienie mechanizmów podstawowych, które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Same standardy wskazują jednak, że mechanizmy te nie stanowią katalogu zamkniętego, gdyż kontrola powinna być dostosowana do specyfiki jednostki, w której jest przeprowadzana, a mechanizmy kontroli powinny być odpowiedzią na dane ryzyko. Do mechanizmów kontroli standardy zaliczają:

  • dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – tu również mamy przykładowy katalog dokumentów, które mogą być w procesie kontroli wykorzystywane. Mogą to być procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne, niewymienione dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej,
  • nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji,

  • zapewnienie istnienia mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych przy wykorzystaniu, między innymi wyników analizy ryzyka,
  • ochronę zasobów jednostki, w taki sposób, aby dostęp do nich miały jedynie upoważnione do tego osoby.

Ponadto w jednostce muszą istnieć szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych. Należy również określić mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych.

W zakresie informacji i komunikacji osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców, zatem:

1) osobom zarządzającym i pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań,

2) dla właściwej komunikacji wewnętrznej należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki,

3) dla właściwej komunikacji zewnętrznej należy zapewnić efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań.

Standardy kontroli zalecają przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana. W ramach oceny kontroli niezbędne jest również uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. Jego źródłem dla kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. Standardy zalecają coroczne potwierdzenie uzyskania powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

Dokument kontroli, jak wspomniano na wstępie, powinien integrować istniejące mechanizmy kontroli wraz z elementami wymienionymi w standardach, takimi jak samoocena czy analiza ryzyka. Oznacza to, że dyrektor jest obowiązany stworzyć procedury samooceny, wyznaczania celów jednostki, samokontroli i inne, o których standardy wspominają.

Michał Łyszczarz
specjalista z zakresu prawa oświatowego


Chcesz się dowiedzieć więcej na temat kontroli zarządczej? Pobierz e-book.

 

►  Jakie czynności wchodzą w zakres kontroli zarządczej?
►  Czy kontrolę zarządczą można utożsamiać z kontrolą finansową?
►  Jaki jest pożądany ostateczny kształt kontroli zarządczej w jednostce?
►  Jakie zalecenia zostały sformułowane w standardach kontroli zarządczej?
►  Jak stworzyć regulamin kontroli zarządczej?

Wydrukuj poradę lub pobierz jako PDF
Get Acrobat Reader

Więcej z tej kategorii